Chmura odpowiedzią na wysokie TCO infrastruktury IT w sektorze publicznym

Sektor administracji publicznej finansuje infrastrukturę informatyczną zgodnie z obowiązującymi przepisami, według określonych zasad. Zamówienia sektora publicznego i postępowania przetargowe to długotrwałe procesy z wieloma wymaganiami, które wymagając od Partnerów i Dostawców rzetelnej analizy zapytania i wskazania właściwych rozwiązań. Optymalizacja kosztów sprawia, że instytucje sektora publicznego skrupulatnie zarządzają finansami, zwłaszcza w zakresie infrastruktury informatycznej. Finansowanie w tym sektorze odbywa się w ścisłym rygorze, co wpływa na wybór odpowiednich rozwiązań IT. Postępowania przetargowe, które są podstawowym procesem zakupowym, są długotrwałe i wymagają spełnienia wielu szczegółowych wymagań. Niestety, nie zawsze wszystkie dostępne na rynku rozwiązania spełniają te restrykcyjne kryteria.

Finansowanie infrastruktury IT w sektorze publicznym jest procesem istotnym dla zapewnienia efektywnego i sprawnego funkcjonowania administracji zarówno na szczeblu lokalnym jak i wojewódzkim. Sektor publiczny, ze względu na swoje specyficzne wymagania i przepisy prawne, musi przestrzegać procedur przetargowych, zgodnych z przepisami prawa, w reżimie budżetowym (określona kwota, w danym okresie budżetowym). Z tego względu rynek zamówień publicznych charakteryzuje się przetargami rozłożonymi na wiele miesięcy, co wpływa na planowanie i realizację projektów informatycznych. Sam proces zakupowy najczęściej rozpisywany jest na wiele miesięcy wprzód, administracja publiczna wyróżnia się specyficznym wskaźnikiem TCO – Total Cost of Ownership, a więc całkowitym kosztem użytkowania zakupionego sprzętu, usług oraz rozwiązań technologicznych.

Wskaźnik TCO zaproponowany przez Gartnera jest podstawowym miernikiem branym pod uwagę podczas zakupów infrastruktury IT w organizacjach na całym świecie. Total Cost of Ownership pozwala precyzyjnie oszacować całkowity koszt użytkowania danego rozwiązania, na który składa się nie tylko koszt zakupu sprzętu i oprogramowania, ale również koszty instalacji, konfiguracji, utrzymania, napraw, aktualizacji, szkoleń dla personelu oraz ewentualnej utylizacji. Całkowity koszt posiadania (TCO) infrastruktury IT może stanowić kluczowy czynnik przy ocenie inwestycji w sektorze publicznym. W sektorze publicznym, gdzie często wymagana jest długoterminowa perspektywa finansowa, oszacowanie i kontrola TCO ma kluczowe znaczenie.

Całkowity koszt posiadania pozwala oszacować również wydatki niezbędne na utrzymanie narzędzi oraz ich ewentualną rozbudowę w przyszłości, aby wydłużyć cykl życia infrastruktury IT.

Niestety ze względu na rygorystyczne przepisy prawne wskaźnik TCO IT pracującej na potrzeby administracji centralnej jest zauważalnie wyższy, niż TCO w przedsiębiorstwach prywatnych. Finansowanie infrastruktury IT w sektorze publicznym może być wyzwaniem z uwagi na ograniczenia budżetowe. Administracja publiczna powinna uwzględniać wiele czynników, takich jak konkurencyjność ofert dostawców, jakość rozwiązań technologicznych, ryzyko i bezpieczeństwo danych, a także efektywność kosztową.

Warto również zaznaczyć, że sektor publiczny często jest zobowiązany do przestrzegania przepisów dotyczących zamówień publicznych, co może wydłużać proces decyzyjny. Administracja publiczna w dużej mierze korzysta z własnej infrastruktury obliczeniowej typu On-Premise, która wymaga dużych nakładów finansowych na obsługę. Równocześnie wymagającą odświeżenia po okresie użytkowania (ze względu na koniec życia produktu, brak poprawek czy łatek bezpieczeństwa, brak części zamiennych itp.). Nie bez znaczenia są również rosnące koszty energii elektrycznej oraz wzrastające wynagrodzenia pracowników działów IT. Stąd pytanie, jak instytucja sektora publicznego może niwelować wpływ TCO na optymalizowanie jakości IT bez wpływu na spadek bezpieczeństwa infrastruktury IT?

Chcesz porównać swoją inwestycję w modelu on-premise i chmurowym? Skorzystaj z naszej darmowej konsultacji .

Transformacja cyfrowa i rozwój technologii, w tym chmury obliczeniowej, stwarza nowe możliwości finansowania w sektorze publicznym. Chmura obliczeniowa oferuje elastyczne modele subskrypcji, które pozwalają na płacenie tylko za rzeczywiście wykorzystywane zasoby, co może przynieść oszczędności w porównaniu do tradycyjnych modeli własnościowych. Ponadto, migracja do chmury może przynieść korzyści w postaci lepszej skalowalności, wydajności, bezpieczeństwa i dostępności usług IT. Zmiany, które dokonały się na przestrzeni ostatnich lat, takie jak pandemia oraz wzrost znaczenia usług cyfrowych pozytywnie wpłynęły na wykorzystanie chmury obliczeniowej w sektorze administracji publicznej, co potwierdzają powszechnie dostępne raporty takie jak „Chmura 2030 - Jak wykorzystać potencjał technologii chmurowej i przyśpieszyć wzrost w Polsce ” czy „Chmura i cyberbezpieczeństwo wśród średnich i dużych firm oraz w sektorze GovTech w Polsce 2022 ”.

Więcej informacji o wykorzystaniu chmury w sektorze publicznym znajduje się w naszym wpisie blogowym – „Chmura dla sektora publicznego - dlaczego warto ją wykorzystać?”.

Wpływ chmury obliczeniowej na TCO

Przejście na chmurę obliczeniową może znacząco obniżyć koszty posiadania i utrzymania (TCO). Zamiast inwestować w drogi sprzęt i utrzymanie własnej infrastruktury, instytucje publiczne mogą korzystać z usług chmurowych na zasadzie subskrypcji. W ten sposób, opłacają tylko za używane zasoby, co przekłada się na obniżenie całkowitych kosztów.

Raporty ukazują, że sektor administracji publicznej coraz intensywniej wykorzystuje chmurę obliczeniową w postaci rozwiązań biurowych, poczty email czy narzędzi do komunikacji audio-video, opierając się na wskaźniku TCO. Wdrożenie usług chmurowych na potrzeby administracji publicznej to rozwiązanie, które może być wygodniejsze i bezpieczniejsze od klasycznych środowisk On-Premise, ale również bardziej efektywne kosztowo.

Az 66% badanych w raporcie „Chmura i cyberbezpieczeństwo wśród średnich i dużych firm oraz w sektorze GovTech w Polsce 2022 ” zamierza wdrożyć rozwiązania chmurowe ze względu na efektywność kosztową. Odpowiednio przygotowana migracja do chmury w połączeniu z szybszym czasem realizacji potrzeby biznesowej (time to market), zwiększeniem skalowalności oraz łatwym dostępem do wielu narzędzi to ważne cechy charakterystyczne dla sektora administracji publicznej. Pozwalają one automatycznie zaadresować problemy np. ze zwiększonym ruchem w wybranych okresach roku np. w czasie rozliczania podatków czy wyborów parlamentarnych.

Cyberbezpieczeństwo sektora publicznego w chmurze

Bezpieczeństwo danych jest kluczowe dla w sektorze publicznym. Chmura obliczeniowa oferuje zaawansowane mechanizmy ochrony danych, takie jak szyfrowanie, redundancja (ochrona przed utratą danych) czy możliwość pełnego logowania zdarzeń. Dostawcy chmury często spełniają również wymagania dotyczące certyfikatów bezpieczeństwa, co zwiększa zaufanie instytucji publicznych.

Skalowalność i efektywność pracy

Chmura obliczeniowa zapewnia skalowalność i elastyczność, co pozwala na dostosowanie zasobów IT do bieżących potrzeb. W sektorze publicznym, gdzie często występują okresowe obciążenia, takie jak rozliczenia podatkowe czy wybory, chmura umożliwia automatyczną reakcję na wzrost zapotrzebowania, minimalizując koszty. Po okresie intensywnego użytkowania - wracamy do pierwotnych zasobów, podnosząc efektywność rozwiązania.

Niestety badania ukazują również duże luki edukacyjne w sektorze administracji publicznej. Aż 63% decydentów w dalszym ciągu nie widzi potrzeby wykorzystania chmury obliczeniowej w sektorze administracji publicznej.

Bardzo często dzieje się tak z przeinwestowania w rozwiązania sprzętowo-programowe. Zakupy w rygorze przetargowym często przekraczają potrzeby danych jednostek samorządu lokalnego, a zakupiony sprzęt jest wykorzystywany w ograniczonym zakresie i trudny do zarządzania (ze względu na wieloletnie zakupy różnych - atrakcyjnych cenowo rozwiązań). Z tego powodu wielu kierowników IT błędnie myśli o chmurze – jako o dodatkowym rozwiązaniu, które jeszcze bardziej skomplikuje środowisko IT.

W praktyce chmura obliczeniowa wraz z rosnącą popularnością usług zgromadzonych w e-urzędzie to odpowiednia droga do cyfryzacji sektora publicznego przy jednoczesnym obniżeniu kosztów TCO infrastruktury IT.

Bardzo wiele organów administracji publicznej posiada zasoby IT, które są niewykorzystane. Niepotrzebnie podnoszą koszt TCO, a w praktyce nigdy nie znajdą zastosowania. Większość inwestycji w IT w sektorze publiczny opiera się na funduszach Unii Europejskiej, a konkursy ofert sprzyjają zakupowi drogiej infrastruktury IT zamiast rozłożeniu finansowania na niewielkie płatności za usługi chmurowe.

Decyzja o modelu przetwarzania danych w systemach informatycznych administracji publicznej podobnie jak w sektorze prywatnym powinna być poprzedzona skrupulatną analizą całkowitych kosztów użytkowania, ponieważ nadmierne nakłady finansowe na infrastrukturę IT można wykorzystać w innych, słabo dofinansowanych sektorach.

Środki finansowe z KPO, wzrost popularności elektronicznych usług w sektorze administracji publicznej oraz trwająca aktualni transformacja systemowa sprawiają, że jednostki sektora publicznego mogą już efektywnie wdrażać i wykorzystywać infrastrukturę chmurową.

Boisz się procesu planowania i wykorzystania rozwiązań Cloud w sektorze publicznym? A może nie wiesz od czego? Jeżeli jesteś zainteresowany wykorzystaniem chmury obliczeniowej w swojej organizacji, zapoznaj się ze specjalnie przygotowaną stroną "Migracja do chmury ". Umieściliśmy na niej ogólne informacje dotyczące przygotowania oraz wdrożenia chmury obliczeniowej w organizacji.